Calendly hat sich als führende Lösung für automatisierte Terminplanung etabliert. Das Tool eliminiert den zeitraubenden E-Mail-Austausch bei der Terminfindung und macht die Koordination von Meetings deutlich effizienter. Über 20 Millionen Nutzer weltweit setzen auf die Plattform, darunter 86% der Fortune-500-Unternehmen.

Intelligente Verfügbarkeitssteuerung

Das Herzstück von Calendly ist die intelligente Verfügbarkeitssteuerung. Du definierst deine verfügbaren Zeitfenster, und das Tool synchronisiert diese automatisch mit bis zu sechs verschiedenen Kalendern. Pufferzeiten zwischen Terminen, individuelle Arbeitszeiten und sogar unterschiedliche Verfügbarkeiten für verschiedene Meeting-Typen lassen sich präzise konfigurieren. Die automatische Zeitzonen-Erkennung verhindert Missverständnisse bei internationalen Terminen.

Nahtlose Integration in bestehende Workflows

Calendly integriert sich nahtlos in über 100 verschiedene Tools und Plattformen. Die Verbindung zu Google Calendar, Microsoft Outlook oder Office 365 erfolgt mit wenigen Klicks. Besonders praktisch: Bei Video-Meetings werden automatisch Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Links generiert und in die Einladung eingefügt. CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot werden automatisch mit Termindaten aktualisiert, was die Nachverfolgung von Kundeninteraktionen vereinfacht.

Automatisierte Workflows und Team-Features

Die Workflow-Automatisierung geht über simple Terminbuchungen hinaus. Du kannst automatische Erinnerungen, Follow-up-E-Mails oder SMS-Nachrichten konfigurieren, um No-Shows zu reduzieren. Für Teams bietet Calendly Round-Robin-Verteilung, bei der Termine automatisch auf verfügbare Teammitglieder verteilt werden. Routing-Formulare qualifizieren Interessenten bereits vor der Terminbuchung und leiten sie an die passenden Ansprechpartner weiter.

Preismodell und Skalierbarkeit

Calendly bietet ein gestaffeltes Preismodell, das mit den Anforderungen wächst. Die kostenlose Basisversion ermöglicht einen Event-Typ und grundlegende Funktionen – ideal für Einzelpersonen. Der Standard-Plan (ab etwa 10 USD pro Nutzer/Monat) erweitert dies um unbegrenzte Event-Typen und erweiterte Integrationen. Teams profitieren vom gleichnamigen Plan (ab etwa 16 USD pro Nutzer/Monat) mit kollektiven Events und Admin-Funktionen. Enterprise-Kunden erhalten massgeschneiderte Lösungen mit erweiterten Sicherheitsfeatures und Compliance-Optionen.

Eigene Einschätzung

Calendly überzeugt durch seine Einfachheit und Zuverlässigkeit. Die Stärke liegt in der intuitiven Bedienung – sowohl für dich als auch für deine Terminpartner. Die umfangreichen Integrationen machen es zu einem wertvollen Baustein in automatisierten Sales- und Service-Prozessen.

Einschränkungen zeigen sich bei sehr komplexen Terminszenarien oder wenn umfangreiche Anpassungen des Buchungsformulars gewünscht sind. Die Branding-Optionen in den günstigeren Tarifen sind begrenzt, was für manche Unternehmen ein Nachteil sein kann.

Ideal geeignet ist Calendly für Berater, Sales-Teams, Recruiter und Service-Abteilungen, die viele externe Termine koordinieren müssen. Auch für Freelancer und kleine Teams, die professionell auftreten möchten, ohne in komplexe Systeme zu investieren, ist es eine solide Wahl. Weniger geeignet ist es für interne Terminkoordination oder wenn sehr spezifische Buchungslogiken erforderlich sind.